L.D. Juan José Ines Trejo
Finalidad: Conocer e identificar la forma en que se expiden los comprobantes de nómina que se expiden a los empleados/trabajadores.
Orientado a: Contadores, abogados, asesores fiscales, estudiantes, público en general, así como a cualquier persona interesada en el tema.
Consideraciones: Los patrones/empleadores se encuentran obligados a expedir los comprobantes fiscales por los pagos que realicen por concepto de salarios; la expedición de dichos comprobantes es una obligación fiscal que no puede ser omitida, ya que el realizar dicha omisión podría terminar en algún acto de molestia ejercido sobre los contribuyentes (empleadores), afectando directa o indirectamente al patrimonio de los mismos.
Fundamento jurídico: Artículos 99, fracción III, de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR); 8 y 82 de la Ley Federal del Trabajo (LFT); 43 del Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta (RLISR), y regla 2.7.5.1. de la Resolución Miscelánea Fiscal 2022 (RMF-2022).
Análisis del texto (S1)
¿Qué es un trabajador?
R: De conformidad con el artículo 8 de la LFT: “trabajador es la persona física que presta a otra, física o moral, un trabajo personal subordinado.”
¿Qué es un salario?
R: De conformidad con el artículo 82 de la LFT, el salario es la retribución que debe pagar el patrón al trabajador por su labor.
¿De qué forma pagan el impuesto sobre la renta (ISR) los contribuyentes que tributan bajo el Régimen de sueldos y salarios?
R: Los contribuyentes que tributan bajo el Régimen de sueldos y salarios pagan su ISR a través de una retención que les efectúa el patrón sobre el salario que percibe, posterior a realizar la retención, el patrón se ve obligado a efectuar el pago de la misma, presentando su declaración correspondiente.
¿Los patrones se encuentran obligados a expedir el comprobante de nómina por todas las erogaciones que efectúen a favor de sus trabajadores?
R: Efectivamente, esto de conformidad con lo dispuesto en el artículo 99, fracción III, de la LISR que a su letra manifiesta lo siguiente:
Artículo 99. Quienes hagan pagos por los conceptos a que se refiere este Capítulo, tendrán las siguientes obligaciones:
………………………………………………………………………………………………..
III. Expedir y entregar comprobantes fiscales a las personas que reciban pagos por los conceptos a que se refiere este Capítulo, en la fecha en que se realice la erogación correspondiente, los cuales podrán utilizarse como constancia o recibo de pago para efectos de la legislación laboral a que se refieren los artículos 132 fracciones VII y VIII, y 804, primer párrafo, fracciones II y IV, de la Ley Federal de Trabajo.
Para la expedición del complemento de nómina, ¿es obligatorio que el patrón cuente con la constancia de situación fiscal de cada uno de sus trabajadores?
R: No, la constancia de situación fiscal de los empleados no es un requisito indispensable para que los patrones/empleadores expidan el complemento de nómina 2.0 en la facturación con versión 4.0; sin embargo, es relevante considerar que la versión de facturación 4.0 cuenta con ciertas validaciones, las cuales impedirán que el CFDI de nómina se expida si es que la información capturada y/o ingresada (en el llenado del CFDI) es incorrecta, algunas nuevas validaciones son:
Se deberá capturar el mismo código postal del receptor del comprobante fiscal digital por internet (CFDI) de nómina (el trabajador) que tiene el Servicio de Administración Tributaria (SAT) en sus registros.
Los trabajadores deberán estar en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) ante el SAT bajo el Régimen de sueldos, salarios y asimilados a salarios (no se podrá expedir el CFDI de nómina si los trabajadores se encuentran como suspendidos o sin obligaciones fiscales).
El nombre del trabajador deberá ser exacto y sin errores, toda vez que de no hacerlo el CFDI de nómina no se podrá expedir.
¿Los patrones cuentan con días adicionales para expedir los comprobantes de nómina de sus trabajadores?
R: Efectivamente, los trabajadores contarán con días adicionales para poder expedir los comprobantes de nómina de sus trabajadores, estos días adicionales serán de acuerdo con el número de trabajadores que tienen; lo anterior se encuentra dispuesto en la regla 2.7.5.1 de la RMF-2022, que a su letra manifiesta:
Fecha de expedición y entrega del CFDI de las remuneraciones cubiertas a los trabajadores
2.7.5.1. Para los efectos de los artículos 29, segundo párrafo, fracción IV del CFF, 27, fracciones V, segundo párrafo y XVIII, así como 99, fracción III de la Ley del ISR, en relación con los artículos 29 y 39 del Reglamento del CFF, los contribuyentes podrán expedir los CFDI por las remuneraciones que cubran a sus trabajadores o a contribuyentes asimilados a salarios, antes de la realización de los pagos correspondientes, o dentro del plazo señalado en función al número de sus trabajadores o asimilados a salarios, posteriores a la realización efectiva de dichos pagos, conforme a lo siguiente:
En cuyo caso, considerarán como fecha de expedición y entrega de tales comprobantes fiscales la fecha en que efectivamente se realizó el pago de dichas remuneraciones.
Los contribuyentes que realicen pagos por remuneraciones a sus trabajadores o a contribuyentes asimilados a salarios, correspondientes a periodos menores a un mes, podrán emitir a cada trabajador o a cada contribuyente asimilado un solo CFDI mensual, dentro del plazo señalado en el primer párrafo de esta regla posterior al último día del mes laborado y efectivamente pagado, en cuyo caso se considerará como fecha de expedición y entrega de tal comprobante fiscal la fecha en que se realizó efectivamente el pago correspondiente al último día o periodo laborado dentro del mes por el que se emita el CFDI.
Los contribuyentes que opten por emitir el CFDI mensual a que se refiere el párrafo anterior, deberán incorporar al mismo el complemento de nómina, por cada uno de los pagos realizados durante el mes, debidamente requisitados. El CFDI mensual deberá incorporar tantos complementos como número de pagos que se hayan realizado durante el mes de que se trate.
En el caso de pagos por separación o con motivo de la ejecución de resoluciones judiciales o laudos, los contribuyentes podrán generar y remitir el CFDI para su certificación al SAT o al proveedor de certificación de CFDI, según sea el caso, a más tardar el último día hábil del mes en que se haya realizado la erogación, en estos casos cada CFDI se deberá entregar o poner a disposición de cada receptor conforme a los plazos señalados en el primer párrafo de esta regla, considerando el cómputo de días hábiles en relación a la fecha en que se certificó el CFDI por el SAT o proveedor de certificación de CFDI.
En el CFDI mensual a que se refiere esta regla se deberán asentar, en los campos correspondientes, las cantidades totales de cada uno de los complementos incorporados al mismo, por cada concepto, conforme a lo dispuesto en la Guía de llenado del Anexo 20 que al efecto publique el SAT en su Portal. No obstante, los contribuyentes deberán efectuar el cálculo y retención del ISR por cada pago incluido en el CFDI mensual conforme a la periodicidad en que efectivamente se realizó cada erogación.
La opción a que se refiere esta regla no podrá variarse en el ejercicio en el que se haya tomado, y es sin menoscabo del cumplimiento de los demás requisitos que para las deducciones establecen las disposiciones fiscales.
CFF: 29; LISR: 27, 99; RCFF: 29, 392.
¿Los patrones pueden realizar el pago de los salarios de sus trabajadores en efectivo?
R: Es correcto, aun cuando el pago sea en efectivo, dicha erogación podrá ser considerada como deducibles, esto de conformidad con lo dispuesto en el artículo 43 del RLISR, que a su letra contempla:
Artículo 43. Para efectos del artículo 27, fracción III de la Ley, las erogaciones efectuadas por salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado a que se refiere el artículo 94 de la Ley, pagadas en efectivo podrán ser deducibles, siempre que además de cumplir con todos los requisitos que señalan las disposiciones fiscales para la deducibilidad de dicho concepto, se cumpla con la obligación inherente a la emisión del comprobante fiscal correspondiente por concepto de nómina.
(El uso de negrillas dentro del texto es nuestro.)
¿Cuáles son los pasos para expedir un CFDI de nómina desde el portal del SAT?
R: Para la emisión de los comprobantes fiscales desde el portal del SAT (herramienta gratuita) será necesario contemplar que es un requisito contar con la e.firma del patrón, su información del mismo (RFC, Clave Única de Registro de Población [CURP, en el caso de ser persona física] y registro patronal).
Activación del complemento de nómina en el portal del SAT (S1)
Es relevante considerar que en el aplicativo del SAT para la facturación 4.0 existen diversos complementos que se deben activar de forma manual, dentro de ellos se localiza el complemento de nómina; para ello, se deberán seguir los pasos que a continuación se detallan:
Ingrese al portal del SAT () y direcciónese al apartado de “Factura electrónica”:
Dé clic en la opción “Servicios de facturación” (en el menú que se desplegó):
Seleccione la opción “Servicio de facturación CFDI versión 4.0 (vigente a partir del 1 de enero de 2022)”:
En el siguiente apartado, despliegue el cursor hacia abajo y dé clic en la opción “Ejecutar en línea”:
El contribuyente (patrón/empleador) deberá autenticarse con su RFC y contraseña o e.firma:
Se desplegará el aplicativo en el portal del SAT para expedir facturas; sin embargo (como se manifestó previamente), es necesario activar el complemento de nómina dentro de dicho aplicativo, por lo que deberán dirigirse a la parte superior derecha en la opción “Configuración” (el icono con forma de un engrane)”, seguido de ello dé clic en la opción “Avanzada”:
En el nuevo apartado que aparezca, mueva el cursor hacia abajo:
En el apartado de “Complementos de factura” deberá seleccionar la opción “Nómina”:
Despliegue el apartado hacia abajo y dé clic en la opción “Guardar”:
Direcciónese a la parte superior y dé clic en la opción “Generar”, seguido de la opción “Nueva factura”:
Una vez que se despliegue nuevamente el aplicativo para expedición del CFDI, direcciónese al apartado “Tipo de factura” y seleccione la opción “Nómina”:
Llenado del comprobante y complemento de nómina (S1)
Después de seleccionar la opción de nómina, debe considerarse que hay campos que, por la naturaleza y programación del tipo de comprobante, serán bloqueados y, por lo tanto, el llenado de los apartados será de la siguiente forma:
En el apartado “Datos del cliente” deben considerarse los datos del trabajador/empleado, para esto, aquí se encuentran dos validaciones, las cuales son el “Código postal” (deberá coincidir con el código postal del domicilio que el trabajador tiene inscrito en su RFC ante el SAT), y el “Régimen fiscal” (en todo momento el trabajador deberá estar inscrito bajo el Régimen de sueldos, salarios y asimilados a salarios). En caso de que estas dos validaciones no estén correctas de acuerdo con el trabajador, el aplicativo (sistema) no dejará que continúe con la expedición del CFDI:
El siguiente apartado que se observará será el de “Conceptos”; sin embargo, los apartados de dicho apartado están previamente llenos y no son modificables, por lo que es relevante considerar que no hay o existe inconveniente, otra vez que, de acuerdo con la naturaleza del tipo de comprobante, dichos apartados deben llevar la información que contemplan, por lo cual una vez observando dicha información, deberán seleccionar la opción de nómina que se manifiesta en la parte inferior:
Se iniciará con el llenado de los apartados del complemento:
Apreciaciones (S2)
Datos complementarios del emisor:
CURP. Sólo se ingresará información si el patrón es una persona física.
Registro patronal. Aparecerá de forma automática y no se podrá modificar, en el supuesto que no aparezca, deberá validarse el registro patronal ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y actualizar la información del contribuyente (patrón) ante el SAT.
RFC patrón origen. El apartado sólo se deberá llenar en caso de que el pago se realice a través de un tercero como vehículo o herramienta de pago.
Datos complementarios del receptor:
CURP. Deberá ingresar la CURP del trabajador de forma correcta, toda vez que en el supuesto de no hacerlo, el aplicativo no permitirá que se expida el CFDI.
Tipo de régimen. Debe seleccionar de forma correcta y específica bajo qué supuesto se está recibiendo la percepción, toda vez que en el supuesto de hacerlo incorrectamente, la autoridad podría ejercer algún acto de molestia, toda vez que se basa en los CFDI para identificar posibles omisiones en el cumplimiento de sus obligaciones fiscales.
Riesgo del puesto. Deberá seleccionar la clase de prima de riesgo que se tiene registrada ante el IMSS.
Banco y cuenta bancaria. Sólo serán obligatorios si al/los trabajador(es) se les paga a través de una cuenta bancaria.
Apartado de “tiene subcontratación”. Es un apartado que no ha desaparecido; sin embargo, actualmente no es obligatorio ni utilizado, toda vez que dicho apartado se utilizaba cuando existía una subcontratación laboral, no obstante, se sabe que actualmente la subcontratación laboral en México está prohibida (no confundir con la subcontratación de servicios o de obras especializadas).
Datos generales del recibo de nómina (S2)
Fecha de pago, fecha inicial de pago, fecha final de pago. Para que la autoridad clasifique y considere los comprobantes de nómina, estos apartados serán indispensables, ya que se basará en los mismos para la clasificación y consideración dentro de sus sistemas:
Los apartados “Total de percepciones”, “Total de deducciones” y “Total de otros pagos” aparecerán bloqueados y no podrán ser editados; sin embargo, para ingresar cantidades e información correspondiente deberán habilitarse los apartados señalados con una flecha (percepciones, deducciones y otros pagos).
Una vez llenos todos los apartados deberán dar clic sobre la opción “Sellar”:
Ahorros y beneficios: La expedición correcta en tiempo y forma de los comprobantes de nómina que realicen los contribuyentes (patrones) evitará que de alguna u otra forma las autoridades afecten directa o indirectamente su patrimonio, toda vez que los comprobantes de nómina no sólo tienen validez fiscal sino también laboral, y puede ser utilizado para comprobar ante las autoridades laborales el cumplimiento de la obligación de pago por la prestación de un servicio personal subordinado.
CURRÍCULO
L.D. Juan José Ines Trejo
Licenciado en derecho por la Universidad Autónoma de Tlaxcala. Consultor fiscal de la revista PAF. Colaborador del área de “Consultas fiscales” de Casia Creaciones. Asesor fiscal independiente.