Cuotas obrero patronales del seguro. Determina tus cuotas correctamente

C.P., E.F. y M.I. Rocío Garduño Montaño

Introducción

Las cuotas obrero patronales son las aportaciones de seguridad social establecidas en la Ley del Seguro Social (LSS) a cargo del patrón, trabajador y sujetos obligados y tienen como finalidad que el Seguro Social se allegue de los recursos para cubrir las contingencias y proporcionar los servicios especificados en el régimen obligatorio y voluntario, mediante prestaciones en especie (como asistencia médica, hospitalaria, medicamentos y material de curación, servicios auxiliares de diagnóstico y tratamiento, intervenciones quirúrgicas, aparatos de prótesis y ortopedia, etcétera) y/o en dinero (como subsidios, indemnizaciones globales, pensiones, etcétera).

De ahí la importancia que tiene que el patrón conozca y determine correctamente dichas cuotas, e identifique cada uno de los elementos que intervienen en este proceso, fundamentándose en las diversas disposiciones laborales y de seguridad social importantes para su cálculo. Es cierto que en el procedimiento de determinación es realizado de manera automática por el Sistema Único de Autodeterminación (SUA), que apareció por primera vez en mayo de 1997; sin embargo, este sistema calcula las cuotas con la información que el propio patrón le proporciona, esto es, si la información proporcionada, por ejemplo, los días cotizados son erróneos, el resultado que arrojará el SUA será incorrecto.

Obligados a la determinación y pago

La obligación de determinar y enterar las cuotas corresponde a los patrones; sin embargo, no quiere decir que ellos tengan que absorber toda la carga contributiva de las mismas. Debemos advertir que las cuotas de seguro social deben pagarse por tres sujetos distintos: el patrón, el trabajador y el Estado federal, imponiendo la LSS la obligación al patrón de retener y enterar la parte de la cuota del Seguro Social a cargo de los trabajadores, de ahí el nombre que la misma LSS les da de “cuotas obrero patronales”. El pago de las cuotas por parte del gobierno federal son realizadas en forma independiente al patrón, pero siempre como parte integrante de la aportación que debe percibir el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) para la prestación del servicio público que tiene encomendado.

Como excepción a la regla, el artículo 36 de la LSS prevé que por aquellos trabajadores que ganan el salario mínimo el patrón debe pagar íntegramente las cuotas que originalmente le corresponde cubrir al trabajador. En este sentido no importa que el trabajador obtenga el salario mínimo general (SMG) o profesional, ya que hay que recordar que la Ley Federal del Trabajo (LFT), ordenamiento de aplicación supletoria a la LSS a falta de norma expresa en esta última, considera en el artículo 91 como salario mínimo al general y al profesional. La obligación se prevé en el artículo 15 de la LSS, que a la letra dice:

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Artículo 15. Los patrones están obligados a:

III. Determinar las cuotas obrero patronales a su cargo y enterar su importe al Instituto;

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De la fracción anterior se derivan dos obligaciones: la primera, determinar las cuotas y, la segunda, el entero de las mismas al Instituto. Conforme a las reformas a la LSS publicadas en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el 20 de diciembre de 2001, se estableció en el artículo 39 la obligación patronal de determinar las cuotas causadas, aun cuando no realicen oportunamente el pago respectivo, siendo sancionada su omisión o cálculo extemporáneo con una multa que actualmente oscila de $1,460.80 a $5,478.00, esto es, de 20 a 75 veces el salario mínimo diario general vigente en el Distrito Federal (artículos 304-A, fracción IV y 304-B, fracción I, de la LSS).

El patrón está obligado a determinar las cuotas en los formatos impresos o usando el programa electrónico SUA.

Tratándose de las aportaciones que el patrón tiene que enterar al Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (Infonavit), el artículo 29 de la Ley del Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (Linfonavit) prevé como obligación de los mismos:

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Artículo 29.

II. Determinar el monto de las aportaciones del cinco por ciento sobre el salario de los trabajadores a su servicio y efectuar el pago en las entidades receptoras que actúen por cuenta y orden del Instituto, para su abono en la subcuenta de vivienda de las cuentas individuales de los trabajadores previstas en los sistemas de ahorro para el retiro, en los términos de la presente Ley y sus reglamentos, así como en lo conducente, conforme a lo previsto en la Ley del Seguro Social y en la Ley Federal del Trabajo. En lo que corresponde a la integración y cálculo de la base y límite superior salarial para el pago de aportaciones, se aplicará lo contenido en la Ley del Seguro Social.

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Hay que mencionar que el IMSS tiene la posibilidad de entregar a los patrones una propuesta de cédula de determinación de cuotas que calculará con base en los datos que el patrón ha manifestado a través de los movimientos afiliatorios, altas, bajas y modificaciones de salario; sin embargo, en el supuesto de que el patrón no la recibiera no queda eximido de cumplir con la obligación de determinar y enterar las cuotas, por lo que no se libera de las consecuencias jurídicas derivadas del incumplimiento, como sanciones, la determinación presuntiva de las mismas por parte del IMSS y la fijación en cantidad liquida, por esta misma autoridad, con base en los datos con que cuente o con apoyo en los hechos que conozca con motivo del ejercicio de sus facultades de comprobación, o bien, a través de los expedientes o documentos proporcionados por otras autoridades fiscales.

Lugar de presentación

De acuerdo con el artículo 113 del Reglamento de la Ley del Seguro Social en Materia de Afiliación, Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización (Racerfi), las cédulas de determinación serán presentadas por los patrones conforme a lo siguiente:

• En las entidades receptoras autorizadas (Banamex, Bancomer, Scotiabank, etcétera), cuando:

– La determinación de las cuotas se haya realizado mediante el SUA y el pago se realice al momento de presentar la cédula.

– El patrón utilice los formatos emitidos por el IMSS sin realizarles ajuste y el pago se efectúe al momento de presentar la cédula.

• En las unidades administrativas (subdelegaciones del IMSS en el área de Cobranza):

– Cuando la determinación se efectúe mediante el SUA y el pago no se realice al momento de presentar la cédula.

– El patrón utilice la cédula de determinación elaborada por el IMSS haciendo ajustes a la misma, independientemente de que al momento de la presentación de la cédula realice o no el pago correspondiente.

Plazo para el entero de las cuotas

Conforme al artículo 39 de la LSS, las cuotas obrero patronales se causan por mensualidades vencidas y el entero debe realizarse a más tardar el día 17 del mes inmediato siguiente a su causación, a excepción de las cuotas del seguro de retiro, cesantía en edad avanzada y vejez que se continúan pagando bimestralmente conjuntamente con las aportaciones al Infonavit, como lo establece el Artículo Vigésimo Séptimo Transitorio de la LSS.

No obstante, sí el día 17 es día inhábil o viernes se prorroga el plazo para su entero hasta el día hábil siguiente, como lo establece el artículo 3 del Racerfi.

De acuerdo con el artículo 40-B de la LSS, se aceptan como formas de pago: dinero en efectivo, cheques certificados o de caja, así como las transferencias electrónicas de fondos y tarjetas de crédito o de débito expedidas por instituciones de crédito, notas de crédito que expide el Instituto para la devolución de cantidades enteradas sin justificación legal.

En el supuesto en que los patrones realicen el pago de las cuotas obrero patronales en forma extemporánea, es decir, una vez transcurrido el plazo señalado, además de cubrir la suerte principal, deberán liquidar la actualización y recargos correspondientes, aplicando para su cálculo de manera supletoria a la LSS los artículos 17-A y 21 del Código Fiscal de la Federación (CFF), los cuales establecen que la actualización se determina aplicando a la suerte principal, el factor de actualización, el cual se obtiene dividiendo el Índice Nacional de Precios al Consumidor (INPC) del mes anterior al más reciente (previo al que se efectuó el pago) entre INPC del mes anterior al más antiguo de dicho periodo (previo al que se debió pagar), y los recargos se calculan multiplicando el monto actualizado del adeudo por la tasa que resulte de sumar las tasas de recargos aplicables para cada uno de los meses transcurridos en el periodo de actualización.

Ejemplo:

Supongamos que la empresa efectúa el pago extemporáneo de las cuotas obrero patronales mensuales de marzo y abril, así como las correspondientes al segundo bimestre (marzo-abril) de los ramos de retiro, cesantía y vejez, e Infonavit de 2016 el día 6 de junio del mismo año. El monto del adeudo asciende a:

Sanción por incumplimiento en el pago

Aparte de la sanción a la que el patrón puede hacerse acreedor por omitir la determinación de cuotas, el IMSS puede fincarle una sanción por incumplimiento en el pago de las mismas. Esta sanción la prevé el artículo 304 de la LSS, que establece:

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Artículo 304. Cuando los patrones y demás sujetos obligados realicen actos u omisiones, que impliquen el incumplimiento del pago de los conceptos fiscales que establece el artículo 287, serán sancionados con multa del cuarenta al cien por ciento del concepto omitido.

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Caso práctico

La empresa Rau Ornel, S.A. de C.V., dedicada a la confección de prendas de vestir, va a determinar las cuotas obrero patronales y las aportaciones patronales al Infonavit correspondientes al cuarto bimestre de 2016, para lo cual se muestra la siguiente información:

Como puedes darte cuenta, en la última columna de la cédula anterior se muestra el SBC topado, el cual nos servirá de base para el cálculo. Hay que recordar que, al respecto, el artículo 28 de la LSS y la fracción II del artículo 29 de la Linfonavit establecen un límite de cotización al Seguro Social y para el pago de aportaciones del 5% al Infonavit, siendo el límite superior equivalente a 25 veces el SMG que rija en el Distrito Federal y como límite inferior el SMG del área geográfica respectiva, esto es:

Es por ello que se observa en la cédula anterior de datos de los trabajadores que Irma Gómez y Marisela Carranza que obtienen un SBC diario mayor al límite superior, su salario se topa a las 25 veces el SMGDF, ya que no pueden cotizar con uno mayor.

Otro aspecto importante que debemos subrayar de los datos proporcionados es que Iván Leyva e Isaac Fernández reflejan un incremento salarial a partir del 1 y 15 de agosto, respectivamente, situación que afectará en la determinación de las cuotas, por lo que deberá reconocerse este cambio ya que estamos determinando las cuotas de julio y agosto de 2016.

Por otro lado, es relevante recalcar que el trabajador Carlos Guzmán dejó de colaborar para la empresa el 10 de agosto de 2016, situación que originó la presentación de la baja al Seguro Social con esta fecha. La repercusión que ello tiene es que a partir de la presentación del aviso de baja cesan las obligaciones que en materia del Seguro Social corresponden al patrón, entre ellas el pago de las cuotas obrero patronales y la aportación al Infonavit, por lo que habrá que poner principal atención en el cálculo del mes de agosto, en el que, por este trabajador y por este mes únicamente se pagarán 10 días. Al respecto, hay que precisar que, si el aviso de baja se presenta oportunamente al IMSS, es decir, dentro de los cinco días hábiles siguientes al de la baja, surtirá sus efectos a partir de la fecha consignada en el aviso y, en caso de presentación extemporánea, surtirá sus efectos a partir de su fecha de presentación, y en tanto no presente el patrón al IMSS el aviso subsistirá su obligación de cubrir las cuotas obrero patronales respectivas.

Otro punto importante que debe tomarse en cuenta en la determinación de las cuotas son los días en los que los trabajadores no se presentaron a laborar, ya sea por permiso sin goce sueldo, incapacidad por enfermedad general, riesgo de trabajo o maternidad, o simplemente porque el trabajador se haya ausentado de sus labores injustificadamente.

En materia de Seguro Social y como establecimos anteriormente, las cuotas obrero patronales se determinan por mensualidades vencidas, es decir, que estaremos obligados a pagar al Seguro Social y al Infonavit por todos los días del mes en los que haya existido la relación de trabajo; sin embargo, puede haber días en el mes en los que el trabajador aun existiendo la relación laboral falte a sus labores sin justificación alguna, y por tal no se le pague salario.

De esta forma, para determinar el número de días a cotizar al Seguro Social y al Infonavit cuando el trabajador presentó ausentismos, se determinará conforme a lo siguiente:

No obstante, este procedimiento no se podrá realizar en la determinación de los días a cotizar de todos los seguros que integran el régimen obligatorio del Seguro Social, ya que la fracción I del artículo 31 de la LSS y penúltimo párrafo del artículo 29 de la Linfonavit, establecen que:

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Artículo 31. Cuando por ausencias del trabajador a sus labores no se paguen salarios, pero subsista la relación laboral, la cotización mensual se ajustará a las reglas siguientes:

I. Si las ausencias del trabajador son por períodos menores de ocho días consecutivos o interrumpidos, se cotizará y pagará por dichos períodos únicamente en el seguro de enfermedades y maternidad. En estos casos los patrones deberán presentar la aclaración correspondiente, indicando que se trata de cuotas omitidas por ausentismo y comprobarán la falta de pago de salarios respectivos, mediante la exhibición de las listas de raya o de las nóminas correspondientes. Para este efecto el número de días de cada mes se obtendrá restando del total de días que contenga el período de cuotas de que se trate, el número de ausencias sin pago de salario correspondiente al mismo período.

Si las ausencias del trabajador son por períodos de ocho días consecutivos o mayores, el patrón quedará liberado del pago de las cuotas obrero patronales, siempre y cuando proceda en los términos del artículo 37;

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Artículo 29.

La obligación de efectuar las aportaciones y hacer los descuentos a que se refieren las fracciones II y III anteriores, se suspenderá cuando no se paguen salarios por ausencias en los términos de la Ley del Seguro Social, siempre que se dé aviso oportuno al Instituto, en conformidad al artículo 31. Tratándose de incapacidades expedidas por el Instituto Mexicano del Seguro Social, subsistirá la obligación del pago de aportaciones.

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De lo anterior se desprende que, si el trabajador se ausenta de sus labores por siete días o menos y por los mismos no percibe salario, el patrón no estará obligado por esos días a pagar todos los seguros que conforman el régimen obligatorio de la LSS, sino que únicamente pagará el seguro de enfermedades y maternidad. Si presenta ocho o más días de ausentismo, el patrón deberá pagar las cuotas excepto si presenta el aviso de baja por terminación de la relación laboral.

Es relevante hacer notar que estos artículos hacen referencia al caso en el que el trabajador no se hubiera presentado a trabajar y por tal no hubiera percibido salario, ya que si a pesar de que hubiera faltado el patrón hubiera decidido pagarle salario, este último deberá pagar las cuotas por la totalidad de los días del mes de que se trate, reteniendo al trabajador la parte que le corresponda.

En este caso se recomienda al patrón conservar las listas de raya o nóminas correspondientes, que prueben el ausentismo del trabajador.

En casos de ausencias amparadas por incapacidades, la fracción IV del artículo 31 de la LSS establece lo siguiente:

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Artículo 31.

IV. Tratándose de ausencias amparadas por incapacidades médicas expedidas por el Instituto no será obligatorio cubrir las cuotas obrero patronales, excepto por lo que se refiere al ramo de retiro.

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Con base en ello, cuando un trabajador se ausenta de sus labores y justifica esos días con el certificado de incapacidad expedido por el IMSS, sin importar si ésta sea una incapacidad por enfermedad general, riesgo de trabajo o incluso maternidad, el patrón solamente deberá pagar las cuotas obrero patronales correspondientes al seguro de retiro y del Infonavit, como lo vimos en el penúltimo párrafo del artículo 29 de la Linfonavit, antes transcrito.

De esta forma y con lo anteriormente comentando, a continuación se enuncian los días en los que algunos de los trabajadores no laboraron en la empresa de nuestro caso práctico:

Una vez identificados los días de ausentismo, enseguida estamos en posibilidad de determinar los días que se cotizarán a cada uno de los seguros que conforman el régimen obligatorio del Seguro Social y al Infonavit.

Como puedes observar, en el caso de Claudia Sandoval, en virtud de que faltó en julio dos días a trabajar y no se le pagó salario en dichos días, se están descontando del total de días del mes (31), por tal solamente cotizará 29 días en todos los seguros, excepto el seguro de enfermedades y maternidad, en los que si se deberán cotizar los 31 días.

En el caso de Iván Leyva no tuvo ausentismos injustificados; sin embargo, presentó cinco días de incapacidad por enfermedad general del 11 al 15 de julio, justificándolos con un certificado de incapacidad expedido por el IMSS, por tal por esos cinco días únicamente se cotizará en el seguro de retiro e Infonavit, y en los demás seguros se están descontando obteniendo solamente 26 días a cotizar.

Por los demás trabajadores se cotizan los 31 días del mes de julio, al no presentar ausentismos sin goce de sueldo ni incapacidades.

Una vez calculados los días a cotizar por el mes de julio, en la siguiente cédula determinamos los días a cotizar por el mes de agosto.

En este mes Irma Gómez y Carlos Guzmán faltaron un día a laborar, el 10 y 5 de agosto, respectivamente, por lo que este día solamente cotizan para el seguro de enfermedades y maternidad y en los demás no se cotiza. Aunque Irma Gómez no laboró los días 18 y 19 de agosto, éstos se otorgaron con goce de sueldo por lo que para efectos de determinación de cuotas del Seguro Social se consideran laborados.

Por otra parte, hay que recordar que Carlos Guzmán fue dado de baja del Seguro Social por haber terminado la relación laboral, situación que ocasiona que solamente se paguen cuotas al Seguro Social y al Infonavit hasta el día 10 de agosto, fecha en que el patrón presentó la baja.

Una vez determinados los días a cotizar y teniendo el SBC, en las siguientes cédulas se determinan las cuotas obrero patronales correspondientes al mes de agosto y al bimestre julio-agosto de 2016.

En la cédula anterior estamos determinando las cuotas que el artículo 106, fracciones I y II de la LSS establece para financiar las prestaciones en especie del seguro de enfermedades y maternidad, las cuales consisten, tratándose de enfermedades no profesionales, en asistencia médico-quirúrgica, farmacéutica y hospitalaria, según el artículo 91 de la LSS, y en maternidad en: asistencia obstétrica, ayuda en especie para lactancia y canastilla de maternidad. La cuota patronal prevista en la fracción I se determina sobre la base de un SMGDF multiplicado por el número de días a cotizar que determinamos, obteniendo así la base de cotización al cual se le debe aplicar el porcentaje de 20.40% que mostramos anteriormente en el cuadro de porcentajes de financiamiento.

Para el cálculo de la cuota adicional prevista en la fracción II y la parte derecha de la cédula anterior hay que resaltar que únicamente se determinará por aquellos trabajadores cuyo SBC sea mayor a tres veces el SMG diario vigente en el Distrito Federal, es decir, $219.12, caso en el que se encuentran Irma, Iván, Marisela y Carlos. Para determinar la cuota se debe seguir el siguiente procedimiento:

Enseguida y continuando con la determinación de las cuotas del seguro de enfermedades y maternidad, se muestra el cálculo de la cuota obrero patronal que se paga para financiar las prestaciones en dinero de este seguro, como: subsidio por incapacidad temporal, por maternidad y ayuda de gastos de funeral.

En este caso, el artículo 107 de la LSS establece que esta cuota será equivalente al 1% del SBC, que pagará 70% el patrón y 25% el trabajador, el 5% restante de ese 1% le corresponde pagarlo al gobierno federal. Para su determinación se seguirá el siguiente procedimiento:

Enseguida se determina la cuota para cubrir las prestaciones en especie del seguro de enfermedades y maternidad de los pensionados y sus beneficiarios, en los seguros de riesgos de trabajo, invalidez y vida, así como de retiro, cesantía en edad avanzada y vejez. Al patrón le corresponderá pagar el 1.05% y al trabajador el 0.375% del SBC.

El procedimiento que se siguió para el cálculo de esta cuota fue el siguiente:

Asimismo, en la anterior cédula se muestra el total de cuotas obrero patronales correspondientes al seguro de enfermedades y maternidad.

En la siguiente cédula se muestra el cálculo del seguro de riesgos de trabajo y de guarderías y prestaciones sociales, que se caracterizan porque únicamente le corresponde pagar al patrón.

El seguro de riesgos de trabajo se determina multiplicando el SBC por los días a cotizar y por la prima de riesgos de trabajo, la cual se determina con base en los riesgos inherentes a la actividad de la negociación de que se trate. Para los efectos de la fijación de las primas a cubrir por el seguro de riesgos de trabajo, las empresas deben calcularlas multiplicando la siniestralidad de la empresa por un factor de prima, y al producto se le suma el 0.005, es decir, aplicando la siguiente fórmula:

Debido a que el objetivo de este artículo únicamente es determinar las cuotas obrero patronales, no nos metemos de lleno en el análisis de la determinación de la prima de riesgo; sin embargo, se sugiere al lector consultar la revista PAF número 632 para un mayor abundamiento.

Por otra parte, en la siguiente cédula también se determina la cuota del seguro de guarderías y prestaciones sociales que, como señalamos anteriormente, únicamente le corresponde cubrir al patrón. El ramo de guarderías cubre el riesgo de que la madre trabajadora o el padre viudo o aquel al que judicialmente se le hubiera confiado la custodia de los hijos no pueda proporcionar los cuidados durante la jornada de trabajo a sus hijos en la primera infancia.

Los servicios de guardería infantil incluyen aseo, alimentación, el cuidado de la salud, educación y la recreación de los menores. El monto de la prima para este seguro será del 1% sobre el SBC que deberá pagar el patrón, independientemente de que tenga o no trabajadores con las características señaladas en el párrafo anterior.

El procedimiento para el cálculo de ambos seguros es el siguiente:

Enseguida mostramos el cálculo del seguro de invalidez y vida, cuyo objetivo es proteger los medios de subsistencia de los asegurados cuando les sea dictaminado el estado de invalidez por los médicos del Seguro Social, a través del pago de una pensión. El ramo de invalidez atiende exclusivamente los derechos de los trabajadores asegurados que, por causas de una enfermedad o accidente no profesionales, se les determina un estado de invalidez. El ramo de vida se encarga de otorgar las prestaciones a los beneficiarios derivadas precisamente de la muerte del trabajador asegurado o pensionado a causa de una enfermedad o accidente considerados como no profesionales.

Para el financiamiento de este seguro a los patrones y a los trabajadores les corresponde cubrir 1.75% y 0.625%, respectivamente, sobre el SBC, como se muestra en la siguiente cédula:

En la parte derecha de esta cédula se muestra la suma total de las cuotas de los seguros de enfermedades y maternidad, riesgos de trabajo, guarderías y prestaciones y sociales e invalidez y vida, seguros cuyo entero se realiza de manera mensual.

Enseguida procederemos a calcular las cuotas obrero patronales que deben enterarse bimestralmente, es decir, en ésta se calcularán los meses de julio y agosto que integran el cuarto bimestre del año. En el recuadro izquierdo primeramente se determina la cuota patronal correspondiente al ramo de retiro, cuya cuota será recibida por el Seguro Social y se depositará en la respectiva subcuenta de la cuenta individual de cada trabajador administrada por la Administradora de Fondos para el Retiro (Afore) que él hubiera elegido. En el ramo de retiro al patrón le corresponde cubrir el importe de 2% del SBC del trabajador. De esta forma el procedimiento que el patrón deberá realizar para su cálculo es el siguiente:

Del lado derecho de la cédula se está determinando el ramo de cesantía en edad avanzada y vejez, la cual de acuerdo con el artículo 154 de la LSS existe cuando el asegurado queda privado de trabajo remunerado a partir de los 60 años, y en el caso de vejez cuando el asegurado cumpla 65 años de edad, como lo prevé el artículo 162 de la LSS. Al declararse alguna de ellas se tendrá derecho a las siguientes prestaciones: pensión, asistencia médica, asignaciones familiares y ayuda asistencial.

Para el financiamiento del ramo de cesantía en edad avanzada y vejez, a los patrones y a los trabajadores les corresponde cubrir las cuotas del 3.150% y 1.125% sobre el SBC, respectivamente. Para la determinación de las mismas se siguió el siguiente procedimiento:

Por último, únicamente nos resta determinar la aportación patronal de 5% al Infonavit, la cual se calculará aplicando dicho porcentaje al SBC, como se muestra en la siguiente cédula:

En la siguiente cédula se hace un acumulado del total que la empresa Rau Ornel, S.A. de C.V. deberá pagar, retener a los trabajadores y enterar al Seguro Social y al Infonavit por las cuotas obrero patronales y aportaciones correspondientes al mes de agosto y al cuarto bimestre de 2016.